Algemene voorwaarden
U schrijft zich in voor deelname aan Belgium Bike Fest, een evenement van Surplace VZW, met maatschappelijke zetel te Oude Steenweg 46, 2530 Boechout, BTW BE0564831889, hierna “Surplace Sports” of “de organisator”.
Voor al uw vragen is Surplace Sports uw aanspreekpunt. Surplace Sports is bereikbaar via info@belgiumbikefest.be of via de contactgegevens op het einde van dit document.
Aankoop
De Deelnemer verklaart hierbij op het moment van aankoop min. 18 jaar te zijn of de toestemming van zijn wettelijke voogd te hebben om zich in te schrijven voor Belgium Bike Fest.
De aankoop is slechts geldig indien het inschrijvingsformulier volledig en naar waarheid is ingevuld, de ticketprijs en betaling voor extra’s volledig is voldaan en deze algemene voorwaarden zijn aanvaard.
Deelname
Deelname aan Belgium Bike Fest kan enkel met een geldig ticket zoals vermeld bij ‘aankoop’ en indien aan hierna volgende leeftijdsvereisten is voldaan.
Deelnemers jonger dan 18 jaar moeten steeds vergezeld zijn van een persoon ouder dan 18 jaar.
De Deelnemer zal steeds respect hebben voor het milieu. De Deelnemer waakt over zijn eigen veiligheid en die van de andere Deelnemers. Deelnemers dienen de instructies van de organisator, medische teams en politie te volgen.
Deelnemers moeten verplicht een valhelm dragen tijdens de fietsritten. De wegcode dient gerespecteerd te worden.
De organisator behoudt zich het recht voor om Deelnemers die de bepalingen uit deze algemene voorwaarden niet respecteren of een gevaar vormen voor zichzelf of voor derden uit te sluiten van deelname.
Prijzen
De vermelde prijzen van de producten van Surplace Sports zijn steeds in euro uitgedrukt en inclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
De vermelde prijzen voor Belgium Bike Fest zijn all-in, met uitzondering van versnaperingen, alcoholische en niet-alcoholische dranken die aan onze bar aangekocht kunnen worden. Betalingen zijn ter plaatse mogelijk via Payconiq, bankkaart of cash.
Betaling
De Deelnemer dient steeds vooraf, bij aankoop, het volledige bedrag van het ticket (ticketprijs en eventuele extra’s) te betalen en dit via het voorziene online betalingssysteem.
Surplace Sports meent alle mogelijke en relevante voorzorgen te hebben genomen en handelt zodoende als een normale en zorgvuldige online-verkoper. Eventuele diefstal kan dan ook niet tegen haar worden ingeroepen.
Wijziging van het ticket
Deelnemers die hun ticket voor Belgium bike Fest willen doorgeven aan een ander persoon kunnen hiervoor een email sturen naar info@belgiumbikefest.be.
Deelnemers die van formule willen wisselen, kunnen ook hiervoor een email sturen naar info@belgiumbikefest.be. Indien voor de nieuwe formule een meerprijs geldt, zal die worden aangerekend.
Het is niet mogelijk om een ticket voor Belgium Bike Fest in 2025 te gebruiken op een latere editie.
Herroepingsrecht
De aankoop valt onder de diensten bedoeld in Art. VI, 53, 12° WER waarvoor het herroepingsrecht is uitgesloten.
In geval van niet-deelname, ongeacht om welke reden, kan er geen aanspraak gemaakt worden op de terugbetaling van de ticketprijs en eventuele extra’s, tenzij de Deelnemer een annulatieverzekering afsloot voor zijn ticket.
Annulatieverzekering Weekendtickets
De Deelnemer kan bij aankoop van een ticket voor Belgium Bike Fest kiezen om een annulatieverzekering af te sluiten. De prijs voor de annulatieverzekering komt voor een individueel weekendticket op € 30 per ticket. Voor een groepskamer betaal je € 30 voor alle kamergenoten. Voor een groepskamer van 4 personen betaal je dan € 120.
Indien een annulatie zich aandient voor een groepskamer kan deze per individu of voor de hele kamer ingeroepen worden. Indien deze individueel wordt ingeroepen, zal de terugbetaling pro rata berekend worden.
De annulatieverzekering biedt volgende terugbetalingsvoorwaarden:
Annulatieverzekering Dagtickets
De Deelnemer kan bij aankoop van een ticket voor Belgium Bike Fest kiezen om een annulatieverzekering af te sluiten. De prijs voor de annulatieverzekering komt voor een dagticket op € 10 per ticket.
De annulatieverzekering biedt volgende terugbetalingsvoorwaarden:
Afgelasting van Belgium Bike Fest – overmacht – aansprakelijkheid
Algemeen
Surplace Sports is enkel aansprakelijk voor een aan haar toerekenbare tekortkoming, voor zover deze aansprakelijkheid niet uitdrukkelijk werd uitgesloten of beperkt in deze algemene voorwaarden. De totale aansprakelijkheid van Surplace Sports is in elk geval beperkt tot vergoeding van de directe schade (met uitsluiting van indirecte schade) en kan nooit hoger zijn dan de waarde van de geleverde dienst, zijnde de ticketprijs.
Aansprakelijkheid in geval van overmacht is uitgesloten. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil van Surplace Sports om, die haar (zelfs tijdelijk) verhindert haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk uit te voeren. Hieronder wordt onder meer begrepen (niet limitatief), niet of niet-tijdige levering of fouten van toeleveranciers of andere ingeschakelde derden, instructies, beslissingen of interventies van welke aard dan ook vanwege openbare, administratieve of regelgevende diensten (“fait du Prince”), terrorisme of dreiging met terreur, weersomstandigheden (zoals extreme hitte, onweer, storm, rukwinden, overstromingen, enz.), brand, oproer, oorlog of oorlogsdreiging, opstand, epidemie, pandemie (zoals COVID-19), staat van quarantaine, storingen in een (telecommunicatie) netwerk of verbinding of gebruikte communicatiesystemen, onlusten op de openbare weg, blokkades, stakingen of lock-outs, demonstraties en andere verstorende ongeregeldheden.
Gevallen van overmacht geven geen recht op enige terugbetaling van de ticketprijs of andere vorm van schadevergoeding.
COVID-19
COVID-19 is een uiterst besmettelijk virus dat kan leiden tot ernstige ziekte en overlijden. Een inherent risico op blootstelling aan COVID-19 bestaat op elke openbare plaats waar mensen aanwezig zijn. Aanwezigheid op het evenement is volledig vrijwillig en op eigen risico van de Deelnemer, en houdt aanvaarding in van de risico’s met betrekking tot blootstelling aan COVID-19 of andere besmettelijke ziekte, waaronder wordt verstaan elke ziekte veroorzaakt door een infectieuze en/of giftige stof die optreedt door directe of indirecte overdracht van deze stof door een besmet persoon of ander levend organisme of door een zaak. De organisator is niet aansprakelijk ingeval van het oplopen van besmetting door COVID-19 of andere ziekte naar aanleiding van deelname aan of aanwezigheid op het evenement.
Ingeval de organisator het evenement niet kan laten doorgaan als gevolg van epidemie of pandemie (zoals COVID-19 en eventuele nieuwe uitbraken hiervan) en/of dringende overheidsmaatregelen (“overmacht”), zal het ticket automatisch overgedragen worden naar de nieuwe datum of naar de volgende editie van Belgium Bike Fest.
Afgelasting
Bij afgelasting van het evenement door Surplace Sports, buiten de gevallen van overmacht, zullen de tickets omgeruild worden tegen tickets voor een nieuwe/volgende editie van Belgium Bike Fest of een ander evenement van Surplace Sports. Eventuele andere gemaakte kosten in verband met het evenement, zoals service- en administratiekosten en eventuele extra’s (zoals o.a. merchandising, T-shirts, trainingsschema, goede doel,…), zullen niet worden terugbetaald.
Schade & Diefstal
Deelname aan Belgium Bike Fest en betreding van het evenemententerrein geschiedt op eigen risico. De organisator voorziet een zaal waar de Deelnemer vrijblijvend en kosteloos fietsen en persoonlijke spullen kan achterlaten. De organisatie zal alle redelijke veiligheidsmaatregelen nemen om de ruimte zo goed mogelijk te bewaken, doch gebruik ervan is op eigen risico. De fietsen kunnen vastgemaakt worden aan dranghekken in deze ruimte.
Deelnemers met een individueel weekendticket of een dagticket met extra overnachting in een budget groepskamer kunnen hun kamer niet op slot doen. De organisator raadt deze Deelnemers af om waardevolle spullen mee te nemen of op te bergen. Als je met de auto zou komen, kan je deze daar in opbergen.
De organisator is in geen geval aansprakelijk voor gebeurlijke schade aan of verlies of diefstal van bezittingen van de Deelnemer.
Aanbevelingen gezond & veilig sporten en COVID-19
Deelnemen vereist een goede gezondheid en een goede conditionele voorbereiding. De Deelnemer verklaart te voldoen aan deze voorwaarde. De organisator beveelt voor deelname een preventief sportmedisch onderzoek aan bij een erkend sportarts.
De organisator heeft de nodige gezondheids- en veiligheidsmaatregelen genomen voor het evenement. De Deelnemer verklaart de van kracht zijnde maatregelen, welke op elk ogenblik door de organisator aangepast kunnen worden aan de omstandigheden en alsdan geldende regels, strikt te zullen opvolgen.
De Deelnemer wordt aanbevolen om niet aan het evenement deel te nemen ingeval van symptomen die op COVID-19 kunnen wijzen, zoals een grieperig gevoel, koorts, hoesten, kortademigheid, neusloop of ongewone vermoeidheid.
Risicogroepen worden afgeraden om deel te nemen aan het evenement.
Persoonsgegevens en intellectuele eigendomsrechten
Alle informatie van de Deelnemers is bestemd voor Surplace Sports. Surplace Sports en haar partners zullen deze gegevens gebruiken voor de deelname van Belgium bike Fest alsook voor marketing en communicatiedoeleinden. De Algemene Verordening Gegevensverwerking 2016/679 van 27 april 2016 i.v.m. de bescherming van de persoonlijke levenssfeer t.o.v. gegevensverwerking, voorziet het toegangsrecht tot de gegevens en het verbeteren ervan. De Deelnemer kan te allen tijde vragen om verbetering van zijn persoonsgegevens, via de contactgegevens opgenomen in deze algemene voorwaarden.
Door uw deelname aan Belgium Bike Fest verklaart u zich akkoord met een eventueel gebruik van uw gegevens, foto of portretrecht in druk, film, video e.a. voor promotionele doeleinden van Surplace Sports en haar events, zonder hiervoor een vergoeding te claimen.
Opmerkingen/klachten
Opmerkingen dienen ingediend te worden via één van in de aanhef vermelde kanalen. Surplace Sports zal steeds in alle redelijkheid proberen om elke opmerking te behandelen en dit binnen de 10 dagen na ontvangst via één van bovenvermelde kanalen. Indien dit niet lukt, zal dit eveneens aan de Deelnemer worden gemeld en een alternatief tijdsverloop worden voorgesteld.
Geldigheid clausules
Indien één of enkele artikels van deze voorwaarden nietig of onwettig zouden zijn, om welke reden dan ook, doet dit geen afbreuk aan de geldigheid van de andere onderdelen van de voorwaarden.
Toepasselijk recht – bevoegdheid
Op deze algemene voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Ingeval van geschillen m.b.t. deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend de rechtbanken van het rechtsgebied van de zetel van Surplace Sports bevoegd.
Contactgegevens
Surplace vzw
Oude Steenweg 46
2530 Boechout
www.belgiumbikefest.be
Maarten Dewachter – 0496 78 47 09 – maarten@surplacesports.be
Niels Pellegroms – 0497 64 26 28 – niels@surplacesports.be
Alexander Vrints – 0487 16 23 77 – alexander@surplacesports.be