Privacyverklaring
Surplace VZW (Surplace Sports), Oude Steenweg 46, 2530 Boechout, België, BTW BE0564.831.889, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor Belgium Bike Fest. Vragen en verzoeken kun je sturen naar info@belgiumbikefest.be.
Welke gegevens gebruiken we?
Bij een bestelling verwerken we de gegevens van de koper en de deelnemers die nodig zijn voor tickets, deelname en facturatie: naam, contactgegevens, adres, gekozen formule en eventuele factuurgegevens. Als je contact opneemt, verwerken we je bericht en contactgegevens om je vraag te beantwoorden. De optionele naam, het e-mailadres en de voedingsvoorkeur van deelnemers kun je bij de afrekening of later via de persoonlijke bestellink doorgeven om tickets en maaltijden te organiseren. Kamergenoten of aanvullende wensen kunnen na de bestelling via het formulier worden doorgegeven; geef alleen gegevens van anderen door wanneer je hen hierover hebt geïnformeerd.
We gebruiken bestel- en deelnemersgegevens voor de uitvoering van de aankoop en de organisatie van het evenement, en factuurgegevens om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Een bericht via het contactformulier gebruiken we om op je verzoek te reageren. De gegevens van de koper die noodzakelijk zijn om een bestelling af te handelen zijn verplicht; de gegevens van andere deelnemers kun je later aanvullen.
Betaling en dienstverleners
Voor online betalingen gebruikt de ticketshop Mollie. Betalingsgegevens worden in de betaalomgeving van Mollie verwerkt; wij ontvangen de gegevens die nodig zijn om de betaling en bestelling op te volgen. Voor de werking van de site, de verwerking van bestellingen en het verzenden van berichten gebruiken we technische en e-maildienstverleners. De link voor kamergenoten en aanvullende wensen leidt naar een formulier van Microsoft Forms. Gegevens worden niet aan derden verstrekt voor hun eigen marketing zonder afzonderlijke toestemming.
Nieuwsbrief en direct marketing
Bij een betaalde bestelling kunnen we de naam en het e-mailadres van de koper als niet-geabonneerd contact naar Mailchimp doorsturen voor het beheer van onze klantrelatie. Dit schrijft de koper niet in op de nieuwsbrief. E-mailadressen van extra deelnemers worden hiervoor niet doorgestuurd. Voor nieuwsbrieven is een afzonderlijke inschrijving nodig.
We gebruiken je gegevens voor direct marketing alleen als je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt die toestemming op elk moment kosteloos intrekken, bijvoorbeeld via de afmeldmogelijkheid in een marketingbericht of via info@belgiumbikefest.be. Dat heeft geen invloed op je deelname of op eerdere rechtmatige verwerking. De nieuwsbriefknop op deze site leidt naar een extern inschrijfformulier.
Foto’s en video’s
Tijdens het evenement kunnen foto’s en video’s worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar zijn. Zoals in de algemene voorwaarden staat, kan Surplace Sports deze beelden gebruiken voor promotie van haar evenementen, zonder vergoeding. Wil je niet dat je beeld daarvoor wordt gebruikt, meld dit dan op elk moment via info@belgiumbikefest.be; de organisator geeft hier binnen redelijke mogelijkheden gevolg aan.
Cookies en lokale opslag
De ticketshop bewaart je winkelmandje en een technische referentie voor een lopende bestelling in de lokale opslag van je browser. Na het invoeren van de toegangscode gebruikt de site een beveiligde toegangscookie om je toegang tijdelijk te onthouden. Deze functies zijn nodig voor de gevraagde winkel- en ticketdienst. In de huidige site is geen Google Analytics-code opgenomen. Externe sites die je via links bezoekt, hebben hun eigen privacy- en cookiebeleid.
Bewaring en beveiliging
We bewaren gegevens zolang dat nodig is voor de bestelling, deelname, communicatie en toepasselijke administratieve of wettelijke verplichtingen. De duur hangt af van het soort gegevens en de reden van verwerking. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wie ze voor deze taken nodig heeft; we nemen passende technische en organisatorische maatregelen om ze te beschermen.
Jouw rechten
Je kunt verzoeken om inzage, verbetering, wissing, beperking van verwerking of overdraagbaarheid van je gegevens, en bezwaar maken tegen verwerking. Sommige rechten zijn afhankelijk van de wettelijke voorwaarden en de grondslag van de verwerking. Stuur je verzoek naar info@belgiumbikefest.be. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer onze werkwijze of de site verandert.